Veel ondernemingen bevinden zich in de fase dat hun digitale architectuur vernieuwd of geprofessionaliseerd moet worden. De gebruikte platformen zijn verouderd of het gat tussen de bestaande mogelijkheden en nieuwe wensen is dusdanig groot dat een zeer grote investering vereist is. Staat u voor zo’n uitdaging, dan kan het interessant zijn uzelf te laten begeleiden door een onafhankelijke partners voor het opstellen van de Request For Proposal (RFP) en daaropvolgende partner- en platformselectie.
Wanneer u tot de conclusie komt dat uw bestaande systemen een flinke upgrade nodig hebben en u uw tech stack zou moeten herzien, dan is de eerste en meest logische stap om uw wensen te formaliseren. U doet dit middels het samenstellen van een lijst met vereisten, ook wel business requirements genoemd. Deze lijst gebruikt u als intern discussiedocument en kan ten grondslag liggen aan een briefing naar externe partijen die u ondersteunen in de bouw van uw digitale infrastructuur. De business requirements omvatten onder meer een gedetailleerde oplijsting van alle vereisten vanuit een commercieel en operationeel oogpunt. Indien de conclusie is dat 1 of meerdere platformen in uw architectuur vervangen dient te worden, spreken we vervolgens van een replatforming. Meestal volgt er dan na het opstellen van een initiele lijst van vereisten een offerteronde, ook wel request for proposals.
SAMENGEVAT
Veel ondernemingen bevinden zich in de fase dat hun digitale architectuur vernieuwd of geprofessionaliseerd moet worden. De gebruikte platformen zijn verouderd of het gat tussen de bestaande mogelijkheden en nieuwe wensen is dusdanig groot dat een zeer grote investering vereist is. Staat u voor zo’n uitdaging, dan kan het interessant zijn uzelf te laten begeleiden…
Als onderneming maakt u vooraf aan het uitsturen van uw RFP beter ook een strategische keuze maken over het type platform. Kiest u voor een proprietary of open-source platform? Wenst u een platform dat volledig wordt onderhouden door een commerciële, gespecialiseerde, onderneming – of wenst u een platform ondersteund door een brede community van programmeurs? Idem dito maakt u beter vooraf een strategische keuze of het platform een Software as a Service (SaaS) platform dient te zijn, of eerder self-managed. Wenst u een platform waarbij 1 partij het volledige technische onderhoud voor zijn rekening neemt – of wenst u het beheer zelf te doen, waarbij u componenten als de servers, databases, software enzovoort zelf orchestreert?
Wanneer u verschillende leveranciers benadert voor een offerte, dient u die daarna inhoudelijk te beoordelen. In de praktijk zullen deze leveranciers u een oplossingsrichting, of solution direction, aanbevelen. Meestal bevat die oplossing een combinatie van meerdere technologieën, ook wel een technology stack genoemd. Bij de keuze van de juiste technologische componenten is de opgelijste functionaliteit de basis. In feite kiest u in deze fase dus voor zowel een leveranciers als het platform. Een valkuil bij het kiezen van een nieuwe digitale partner is om blindelings te kiezen na doorverwijzing. Uw uitdagingen verschillen immers van die van anderen. Beschikt uw mogelijke partner over voldoende sectorkennis? Neem ook niet enkel prijs als beslissingscriterium. Stelt de potentiele partner een op maat ontwerp voor, of een ontwerp op basis van standaard thema’s? Hoeveel revisies worden voorzien? Moet u zelf alle content input voorzien, of doet de partner dat? Op welke wijze wordt er geautomatiseerd? Worden er koppelingen voorzien met andere platformen (ERP, CRM, boekhouding, ..) en op welke wijze?
Met andere woorden: bepaal voor uzelf welk type platform u nodig heeft en beantwoord uzelf vragen over de kostenstructuur op lange termijn, schaalbaarheid, continuiteit, het datamodel, integreerbaarheid, afhankelijkheden van derden en het serviceniveau van de belangrijkste aanbieder. Vragen die u uzelf dient te stellen zijn onder meer:
- het systeem moet in staat om mee te groeien aan uw noden; het systeem moet tevens goed genoeg presteren bij een groot aantal klanten of producten; een belangrijke graadmeter is bijvoorbeeld ook de populariteit van het systeem onder ontwikkelaars; kan u eventueel zelf voor het systeem aanvullende functionaliteit ontwikkelen en hoe moeilijk is dat?
- de continuïteit van uw onderneming is essentieel; gratis plugins zijn meestal een utopie, uiteindelijk moet iemand voor zijn werk betaald worden; een belangrijke graadmeter voor wat betreft de betrouwbaarheid zijn de reviews (welke problemen zijn bekend, en hoe wordt daarop gereageerd?) en het aantal betalende klanten;
- heeft het systeem een matuur datamodel en kan deze data eenvoudig bewerkt worden? Is de data eenvoudig en veilig te im- en exporteren?
- bestaan er standaard integraties (via bijvoorbeeld een plugin) met derde systemen en biedt het systeem een (eenvoudige) API?
Doe zeker geen aannames en verwacht niet dat iets ‘standaard ‘ is. Test ook zeker de admin omgeving van 2 of 3 platformen in een demo omgeving om een beter beeld te vormen van de aangeboden software en test deze tegen de lijst met functionele vereisten. De technologiekeuze voor uw webshop is meestal zeer bepalend voor uw succes en niet 1-2-3 aanpasbaar wanneer u een foute keuze heeft gemaakt.